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   工程審計
市造價管理站關于印發《武漢市建設工程造價咨詢檔案管理指導意見》的通知
發布日期:【2007-6-17】
武漢市建設工程造價咨詢檔案管理指導意見
一、工程造價咨詢檔案工作的一般要求
工程造價咨詢檔案是指咨詢企業從接受委托、調研、取證、編審、合議、復核、審批到出具報告書全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。工程造價咨詢企業應當從組織措施、經濟措施、管理措施入手,在人員、制度、機構等方面,建立、健全檔案管理規章制度,規范工作標準,使本企業檔案管理工作制度化。工程造價咨詢檔案屬于長期保管機密文件,各企業完成咨詢業務后必須逐項建立檔案,并應登記造冊、專人進行管理,建立起造價咨詢業務臺賬。
二、工程造價咨詢檔案立卷要求
1.檔案立卷的原則
1.1執行國家檔案管理的有關規定,按照造價咨詢行業管理標準的要求,遵循工程造價咨詢文件材料的形成規律,保持卷內文件材料的系統性;
1.2 確保文件材料的真實性,委托人對所提供資料的正確性、可靠性負責,委托人所提供資料凡從第三方獲得的,必須經委托人確認其真實可靠;
1.3 保證資料的充分性,委托人按咨詢企業要求提供的項目資料應滿足咨詢工作的需要,資料應完整、充分;
1.4 檔案文件的整理應規范,按委托項目分別立卷,卷內文件材料應完整,審批和簽章手續完備,卷內文件材料的制作和書寫必須規范、清晰,益于長期保存和查閱。
2.歸檔材料
歸檔材料應按照造價咨詢業務操作的業務準備、業務實施及業務終結三個階段的咨詢成果報告、咨詢依據文件、其他文件分類進行組織。
2.1業務準備階段歸檔材料:
2.1.1工程造價咨詢合同;
2.1.2湖北省建設工程造價咨詢相關資料交接清單;
2.1.3建設工程造價咨詢工作方案;
2.1.4項目操作人員配置一覽表。
2.2 業務實施階段歸檔材料(B類):
2.2.1工程招標文件、招標答疑紀要及有關資料;
2.2.2施工合同及相應的補充協議;
2.2.3 建設工程項目預結算協調會議紀錄;
2.2.4 施工現場勘察紀錄;
2.2.5 建設工程預結算材料價格簽證單;
2.2.6 施工單位送審的工程結算書;
2.2.7 設計變更單、施工簽證;
2.2.8甲供材料、設備明細單;
2.2.9會議紀要、文函;
2.2.10其它影響工程造價的有關咨詢資料;
2.2.11其它類別咨詢業務應根據工作需要對相關資料進行歸檔。
2.3 業務終結階段歸檔材料:
2.3.1 建設工程造價咨詢報告書;
2.3.2  造價咨詢項目校審紀錄表;
2.3.3  建設工程造價編審確認表;
2.3.4  與咨詢成果文件相關的計算底稿;
2.3.5  造價咨詢項目征詢意見回訪紀錄表;
2.3.6  武漢市建設工程造價計價監管通知書;
2.3.7  其它類別咨詢業務應根據工作需要對相關資料進行歸檔。
3.案卷的編目
3.1編寫案卷頁號:正面在頁面右下角編寫,背面在左下角編寫;單面書寫的文件材料,空白面不編頁號;案卷封面、卷內目錄不編頁號;
3.2案卷封面的格式(附樣一);
3.2.1立卷咨詢企業全稱;
3.2.2咨詢業務類別:分為建設項目可行性研究投資估算的編制、審核及項目經濟評價報告(A類);建設工程概算、預算、結算、竣工結(決)算的編制與審核(B類);建設工程工程量清單、招標標底、投標報價的編制與審核(C類);工程洽商、變更及合同爭議的鑒定與索賠(D類);編制工程造價計價依據、項目實施階段造價跟蹤控制及提供工程造價信息資料等(E類)等;
3.2.3 案卷標題:指咨詢項目的全稱;
3.2.4 歸檔時間:指卷內文件材料所屬的起止年月。
3.2.5 保管期限:工程造價咨詢檔案一般定為長期;
3.2.6 件、頁數:“件”指卷內文件材料的總件數;“頁數”指卷內文件材料的總頁數;
3.2.7 歸檔號:可按咨詢企業制定的規則編排,也可按檔案立卷年份+分類代碼+流水號組合成歸檔號。
3.3卷內目錄(附樣二):
3.3.1序號:以卷內文件排列先后順次填寫序號;
3.3.2 文件字號:文件制發單位的發文字號;
3.3.3 文件作者:文件制發單位或個人;
3.3.4 文件名稱:即文件的標題。文件沒有標題或標題不能說明文件內容的,可自擬標題,但需外加“〈〉”號;
3.3.5 歸檔時間:文件歸檔的年、月、日;
3.3.6 頁號:卷內文件所在之頁的頁碼;
3.3.7 備注:留待對卷內文件變化時作說明及引索之用。
4.案卷裝訂要求
4.1案卷裝訂排列:案卷封面-卷內目錄-文件材料-封底;
4.2卷內文件目錄應采用A4規格用紙,封面、封底宜采用120克至150克牛皮紙;
4.3單卷厚度超過40mm的,可分卷立卷。
【打印】 【關閉】
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